Dokumentacja medyczna

Dokumentacja medyczna w SP ZOZ MSWiA w Łodzi jest udostępniana na zasadach określonych w Ustawie z dnia 6 listopada 2008 r. o Prawach Pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta.

Dokumentacja medyczna jest udostępniana:

pacjentowi lub jego przedstawicielowi ustawowemu,
osobie upoważnionej przez pacjenta,
uprawnionym organom lub podmiotom.

Po śmierci pacjenta dokumentacja medyczna jest udostępniana:

osobie upoważnionej przez pacjenta za życia,
osobie, która w chwili zgonu pacjenta była jego przedstawicielem ustawowym,
osobie bliskiej, chyba że udostępnieniu sprzeciwi się inna osoba bliska lub sprzeciwił się temu pacjent za życia.

Przez osobę bliską należy rozumieć małżonka, krewnego do drugiego stopnia lub powinowatego do drugiego stopnia w linii prostej, przedstawiciela ustawowego, osobę pozostającą we wspólnym pożyciu lub osobę wskazaną przez pacjenta (art. 3 ust. 1 pkt 2 ustawy o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta).

Formy udostępniania dokumentacji medycznej w SP ZOZ MSWiA w Łodzi:

do wglądu z zapewnieniem pacjentowi lub innym uprawnionym organom lub podmiotom możliwości sporządzenia notatek lub zdjęć,
przez sporządzenie jej wyciągu, odpisu, kopii lub wydruku,
do wypożyczenia w oryginale, z zastrzeżeniem zwrotu po wykorzystaniu,
przez wydanie oryginału za potwierdzeniem odbioru i z zastrzeżeniem zwrotu po wykorzystaniu, na żądanie organów władzy publicznej albo sądów powszechnych, a także w przypadku gdy zwłoka w wydaniu dokumentacji mogłaby spowodować zagrożenie życia lub zdrowia pacjenta,
za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej,
na informatycznym nośniku danych,
zdjęcia rentgenowskie wykonane na kliszy, przechowywane przez podmiot udzielający świadczeń zdrowotnych, są udostępniane za potwierdzeniem odbioru i z zastrzeżeniem zwrotu po wykorzystaniu,
dokumentacja medyczna prowadzona w postaci papierowej może być udostępniona przez sporządzenie kopii w formie odwzorowania cyfrowego (skanu) i przekazana za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej lub na informatycznym nośniku danych, na żądanie pacjenta lub innych uprawnionych organów lub podmiotów.

Koszt wydania dokumentacji medycznej, zgodnie z Cennikiem Szpitala – do wglądu w zakładce: Dla Pacjenta/ Cenniki/ 1. Cennik opłat za dokumentację medyczną

Opłaty za udostępnienie dokumentacji medycznej nie pobiera się w przypadku:

udostępnienia dokumentacji na żądanie organu rentowego w sprawach świadczeń z ubezpieczeń społecznych,
w związku z postępowaniem w sprawie świadczenia kompensacyjnego,
w związku z postępowaniem, o którym mowa w art. 17d ust. 1 ustawy z dnia 5 grudnia 2008 r.
o zapobieganiu oraz zwalczaniu zakażeń i chorób zakaźnych u ludzi, prowadzonym przez Rzecznika Praw Pacjenta,
w związku z postępowaniem, o którym mowa w art. 51 ust. 1 ustawy z dnia 9 marca 2023 r.
o badaniach klinicznych produktów leczniczych stosowanych u ludzi (Dz. U. 2023, poz. 605), prowadzonym przez Rzecznika Praw Pacjenta,
udostępnienia kopii dokumentacji medycznej na żądanie pacjenta po raz pierwszy w żądanym zakresie,
udostępnienia dokumentacji medycznej Agencji Oceny Technologii Medycznych i Taryfikacji oraz Agencji Badań Medycznych.

Szpital przechowuje dokumentację medyczną w n/w czasookresach
Rodzaj dokumentacji medycznej	Okres przechowywania	Uwagi
Dokumentacja medyczna	20 lat	Liczone od końca roku kalendarzowego, w którym sporządzono ostatni wpis o udzielonych świadczeniach zdrowotnych.
Dokumentacja medyczna w przypadku zgonu pacjenta na skutek uszkodzenia ciała lub zatrucia	30 lat	Liczone od końca roku kalendarzowego, w którym nastąpił zgon.
Zdjęcia rentgenowskie przechowywane poza dokumentacją medyczną pacjenta	10 lat	Liczone od końca roku kalendarzowego, w którym wykonano zdjęcie.
Skierowania na badania/ zlecenia lekarskie	5 lat	Liczone od końca roku kalendarzowego, w którym udzielono świadczenia będącego przedmiotem skierowania lub zlecenia
Skierowania na badania/ zlecenia lekarskie – dotyczy świadczeń niezrealizowanych z powodu nie zgłoszenia się pacjenta (z wyłączeniem przypadku, gdy pacjent sam odebrał skierowanie)	2 lata	Liczone od końca roku kalendarzowego, w którym nie udzielono świadczenia będącego przedmiotem skierowania lub zlecenia
Skierowania na badania histopatologiczne, cytologiczne, biopsje cienkoigłowe wraz z rozpoznaniem	20 lat	Liczone od końca roku kalendarzowego, w którym udzielono świadczenia będącego przedmiotem skierowania lub zlecenia
Skorowidze do Księgi Głównej	20 lat	Liczone od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu.
Dokumentacja dotycząca sekcji zwłok	30 lat	Liczone od końca roku kalendarzowego, w którym nastąpił zgon.
Dokumentacja dotycząca leczenia krwią i jej składnikami umożliwiająca prześledzenie losów przetoczenia i związanych z tym badań	30 lat	Liczone od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu.
Dokumentacja dotycząca przechowywanych i wydawanych tkanek i komórek (bank tkanek i komórek)	30 lat	Liczone od dnia ich wydania w celu przeszczepienia, w sposób umożliwiający identyfikację dawców i biorców tkanek i komórek. Dokumentacja może być również przechowywana w formie elektronicznej.
Bloczki parafinowe i preparaty szkiełkowe	20 lat	Liczone od końca roku kalendarzowego, w którym wykonano preparat.

Po upływie wyżej wymienionych okresów dokumentacja medyczna zostaje trwale zniszczona.

W celu uzyskania kopii dokumentacji medycznej należy złożyć wypełniony wniosek/(wzory odpowiednich wniosków poniżej do pobrania):

WNIOSEK O UDOSTĘPNIENIE DOKUMENTACJI MEDYCZNEJ

WNIOSEK O WYPOŻYCZENIE BLOCZKÓW PARAFINOWYCH PREPARATÓW MIKROSKOPOWYCH

Po pobraniu i wypełnieniu wybranego wniosku należy go złożyć:

w formie pisemnej w siedzibie szpitala:

w przypadku dokumentacji z leczenia szpitalnego i Izby Przyjęć – w Dziale Statystyki i Dokumentacji Medycznej – budynek B poziom „0”, wejście od ul. Dwernickiego,
w przypadku dokumentacji z poradni specjalistycznych – w Centralnej Rejestracji – budynek A, poziom „0”, wejście od ul. Północnej,
wypożyczenie bloczków parafinowych i preparatów mikroskopowych w Zakładzie Patomorfologii – budynek F, wejście od ul. Północnej, od strony parkingu wewnętrznego,

za pomocą poczty elektronicznej na adres: kontakt@zoz-mswia-lodz.pl
ustnie, przy czym wniosek złożony ustnie wymaga pisemnego potwierdzenia przez upoważnionego pracownika SP ZOZ MSWiA w Łodzi.

Wniosek o udostępnienie dokumentacji medycznej jest realizowany niezwłocznie według kolejności wpływu wniosków, przy czym termin realizacji nie przekracza 7 dni roboczych, liczonych od dnia wpływu wniosku.

Ewentualnych informacji udziela:

w przypadku dokumentacji z leczenia szpitalnego – Dział Dokumentacji i Statystyki Medycznej pod nr tel.
42 634 11 86
w przypadku dokumentacji z poradni specjalistycznych – Centralna Rejestracjapod nr tel. 42 634 12 25
w przypadku wypożyczenia bloczków parafinowych i preparatów mikroskopowych – Zakład Patomorfologii pod nr tel. 42 634 14 16